学校固定资产管理，核心是全生命周期管理和责任到人。简单来说，就是从资产“买回来”到“用起来”再到“报废掉”的每一个环节，都有明确的制度、记录和负责人。
明确认定标准：不是所有物品都算固定资产。通常，一般设备单价在1000元以上、专用设备在1500元以上，且使用年限超过一年的，才纳入管理。不过，像大批量购买的桌椅等家具，即便单价未达标，也常被视为固定资产管理。
学校固定资产管理大致可以分为资产建账、资产派发、资产调拨、资产维修保养、资产处置、资产盘点、资产折旧、资产统计这些维度，并据此做好资产管理。本次我详细讲解一下学校固定资产建账的步骤和过程。
一、资产建账先做基础数据
固定资产的台账是一切的基础，一份完整准确的台账是管理好固定资产的第一步。那么如何建立好台账呢？据我的经验很多学校的资产数据存在学校的财务系统之中，还有一部分在财务系统之外。财务系统并非专业的固定资产管理系统，那么我今天抛开财务系统来讲解一下如何做固定资产的建账。
做台账之前还要有较为完整的基础数据，如位置、处室部门、教师员工、资产分类、资产编码规则、固定资产标识卡模板，以上的基础数据为我们资产建账提供真实数据基础。比如我们入账一个资产需要知道这个资产具体位置，所属处室部门，使用什么编码规则（一般沿用财务系统的资产编码，财务系统之外需要指定必要的规则），建立完台账需要打印固定资产标识卡贴在资产表面，后续方便管理。
1.组织架构建立——处室部门和教职员工
资产处室部门和教师员工属于学校的组织架构，由于固定资产必须要精确到具体所属处室部门和责任人就必须先把组织架构的数据完整的建立好，根据我的经验很多人不太重视这一块的建设（这是非常重要的）。
2.资产位置建立
固定资产位置是非常重要的基础数据，位置建立影响后续的固定资产统计和固定资产的盘点。所以应该完全真实地反映学校内的真实位置。如下所示是优录资产的上海某学校的位置建立真实数据案例。我们做固定资产管理都需要明确知道资产位置是哪里，如果过于泛泛就很难精准定位资产，所以建议以房间或者楼层为最小单位来建立，后续做固定资产盘点时候也会基于位置做盘点，这样也能发现固定资产有账有物的情况下是否存在位置上的账实不符。我知道这个基础数据建设比较费时间，但是很有必要。
3.资产分类建立
对于学校来说，固定资产数量非常庞大，必须分门别类，这样也方便后续管理时做资产查找、统计、盘点。分类我们要基于国家标准来做不建议随便去创建分类，我们来说一下国家标准分类，GB/T14885-2022是国家出的一份含有三千多个各行各业分类的标准基础分类与代码，我可以在这个标准上找到我们的资产的所属分类。
那么是不是要找到这个PDF一个个的去手动查找呢？显然不是，比如优录资产分类管理直接收纳的GB/T14885-2022的数据，我们直接通过界面就可以做分类选择了。
4.资产编码规则制定
很多固定资产信息在财务系统中存在固定资产的编码信息，此时可以直接沿用该资产编码。对于没有资产编码的资产如桌椅板凳可以给一个编码规则。这个规则可以自己定义，比如：“分类编码+档案编码+6位流水号“。对于没有资产系统的情况，相对来说还是比较麻烦。有资产系统就简单很多，比如优录资产就支持自定义固定资产编码的组成和流水号位数，无需手动计算编码，入账后自动按照规则生成资产编码。
5.固定资产标识卡设计模板
大量固定资产的情况下必须要形成一物一码的绑定关系，固定资产标识卡上必须体现资产的二维码，如果有预算推荐采用RFID标签。二维码能方便我们后续通过手机扫码来管理固定资产，RFID标签可以大大方便固定资产的盘点。一定要杜绝只存放资产基础信息的资产标识卡，如：
正确的资产卡片如下（包含二维码和RFID芯片）：
对于固定资产卡片的设计和打印可以看我这篇文章有详细的说明如何做固定资产卡片的设计和打印
二、固定资产建账入库
有了前面的基础数据，不管我们用Excel还是用固定资产系统来建账就都有据可依了。既然是学校的固定资产管理那不可能用Excel管理固定资产，我以优录资产为例，优录资产支持在线批量建账和Excel批量导入。
在线建立资产台账会用到前面的基础数据，如资产编码规则，资产分类数据下拉直选，处室部门和使用人都是下拉直选。
对于大量的固定资产Excel导入是一个非常方便的方式，以优录资产为例，我们可以下载资产建账的模版，模版导出后为智能模版基础数据都以选项的形式在Excel中做选择来填写，很好的辅助了建账的工作，让我们快速准确的建账。
通过以上的步骤我们就完成了固定资产建账的流程。更多细节点击下面咨询按钮申请试用吧
